CompTIA A + Thực hiện các phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi cơ bản

Giới thiệu
Cấu trúc liên kết phòng thí nghiệm
Bài tập 1 – Thực hiện các phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi cơ bản
Ôn tập

ài tập 1 – Thực hiện các phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi cơ bản

Công nghệ đang thay đổi từng ngày, và do đó mạng lưới của một tổ chức sẽ trải qua nhiều thay đổi khác nhau, chẳng hạn như bổ sung công nghệ mới và loại bỏ công nghệ cũ.

Trong bài tập này, bạn sẽ tìm hiểu quy trình quản lý thay đổi và cách thực hiện nó.

Kết quả học tập

Sau khi hoàn thành bài tập này, bạn sẽ có thể:

  • Thực hiện các phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi cơ bản

Thực hiện các phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi cơ bản

Một thay đổi nhỏ trong mạng lưới của tổ chức có thể gây ra hỗn loạn. Do đó, hầu hết các tổ chức lớn và vừa đều áp dụng quy trình quản lý thay đổi. Mục đích cốt lõi của quy trình quản lý thay đổi là thực hiện thay đổi trong cơ sở hạ tầng CNTT bằng quy trình có cấu trúc. Quy trình này bao gồm một tập hợp các bước phải được thực hiện để mang lại sự thay đổi trong cơ sở hạ tầng CNTT.

Thông thường, có một Ban Chấp thuận Thay đổi (CAB) hoặc Nhóm Quản lý Thay đổi trông coi quá trình phê duyệt thay đổi. Trước khi một thay đổi được thực hiện, nó sẽ được xem xét kỹ lưỡng và việc chấp thuận hoặc từ chối được chỉ định cho thay đổi. Ý tưởng không phải là từ chối hoặc chấp thuận các thay đổi mà là tuân theo một quy trình đã định để đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ tác động tiêu cực nào đến cơ sở hạ tầng CNTT hiện có.

Điều quan trọng cần lưu ý là Quy trình Quản lý Thay đổi có thể khác nhau một chút giữa các tổ chức. Có một số hướng dẫn cơ bản đặt cơ sở của quá trình này. Một số nguyên tắc chính như sau:

Thực hiện đánh giá mức độ sẵn sàng

Điều đầu tiên bạn cần làm là thực hiện đánh giá mức độ sẵn sàng, điều này có thể giúp bạn hiểu mức độ sẵn sàng trong tổ chức của mình. Đánh giá có thể là các loại khác nhau, chẳng hạn như đánh giá nhân viên, đánh giá nhà tài trợ và đánh giá thay đổi.

Nhóm quản lý thay đổi sẽ cố gắng tìm ra mức độ thách thức và cơ hội mà họ có thể gặp phải khi họ cố gắng thực hiện thay đổi. Bạn có thể cố gắng hiểu sự sẵn sàng bằng một số câu hỏi chính:

  • Quy mô của sự thay đổi đang được lên kế hoạch là gì? Nó to hay nhỏ?
  • Có bao nhiêu người dùng sẽ bị ảnh hưởng?
  • Thay đổi này có cần phải thực hiện cùng một lúc hay có thể được thực hiện theo từng giai đoạn trong một khoảng thời gian?

Ví dụ: việc mang một tường lửa mới sẽ là một thay đổi triệt để và nó có thể ảnh hưởng đến tất cả người dùng trong tổ chức cùng một lúc. Tuy nhiên, việc đưa vào một Cổng thông tin điện tử mới có thể được thực hiện theo từng giai đoạn. Quyền truy cập vào cổng thông tin này có thể được chỉ định theo từng giai đoạn.

Thực hiện Kế hoạch Truyền thông và Truyền thông

Trước khi một thay đổi được thực hiện, nó cần được thông báo cho người dùng bên trong và bên ngoài (nếu được yêu cầu). Nó không nên là giao tiếp một lần mà liên tục cho đến khi việc thay đổi thời gian được thực hiện đầy đủ. Ví dụ, với giao tiếp một lần, người dùng trong tổ chức có thể không nhớ hoặc có thể không hiểu giao tiếp. Bạn nên xem xét thực tế quan trọng là người dùng cần hiểu sự thay đổi. Do đó, hãy đơn giản hóa ngôn ngữ và giải quyết sự thay đổi.

Bạn không chỉ cần xây dựng nhận thức về sự thay đổi mà còn phải chuẩn bị tinh thần cho người dùng. Một số điều chính mà bạn nên đề cập trong giao tiếp của mình với người dùng:

  • Tại sao thay đổi được thực hiện?
  • Lợi ích kinh doanh của sự thay đổi là gì?
  • Điều gì xảy ra nếu thay đổi không được thực hiện?

Khi bạn tiến hành giao tiếp về sự thay đổi, thông điệp phải chính xác và rõ ràng về những gì đang xảy ra và tiến trình là gì.

Cũng cần lưu ý rằng nhu cầu giao tiếp thay đổi tùy theo từng nhân viên. Ví dụ: giao tiếp với nhà phát triển Web sẽ khác với giao tiếp với giám đốc điều hành cấp cao nhất. Bạn nên thiết kế giao tiếp cho phù hợp. Một nhà điều hành quản lý cao nhất sẽ không quan tâm đến những thay đổi kỹ thuật như một nhà phát triển Web sẽ làm. Giám đốc điều hành cấp cao nhất sẽ quan tâm hơn đến sự thay đổi phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Cần nhà tài trợ và sự tham gia của họ

Mọi thay đổi đều cần một nhà tài trợ, người đó có thể là lãnh đạo đơn vị kinh doanh hoặc lãnh đạo cấp cao nhất. Một trong hai người đóng vai trò quan trọng trong sự thay đổi đang được thực hiện. CAB hoặc nhóm quản lý thay đổi phải lập kế hoạch cho các phiên giao tiếp khác nhau với người dùng để họ có thể truyền tải thông điệp phù hợp đến người dùng.

Việc lắng nghe ý kiến ​​từ người điều hành cấp cao nhất hoặc lãnh đạo đơn vị kinh doanh có tác động rất lớn vì họ có thể kể lại lý do chính xác cho người dùng.

Tiến hành Đào tạo Quản lý Thay đổi

Ngoài các giám đốc điều hành quản lý cấp cao, các nhà quản lý nhóm là những nhân tố quan trọng nhất trong việc thực hiện thay đổi. Họ là những người cuối cùng sẽ thuyết phục người dùng về sự thay đổi. Không cần phải nói rằng các nhà quản lý nhóm cũng có thể khó thuyết phục về sự thay đổi và một khi họ đã bị thuyết phục, họ có thể cực kỳ hữu ích trong việc thực hiện thay đổi và truyền đạt nó cho nhóm của họ.

Sau khi các nhà quản lý nhóm được thuyết phục về sự thay đổi, họ nên được đào tạo đầy đủ. Điều này sẽ giúp họ hiểu sự thay đổi rõ ràng hơn và cũng đi sâu vào đào tạo thay đổi cho các đội của họ.

Đào tạo không cần phải được thực hiện ngay lập tức! Việc đào tạo phải được thực hiện theo từng giai đoạn và nên được tùy chỉnh theo loại người dùng. Ví dụ: một chuyên gia CNTT và nhà phát triển Web muốn biết tính kỹ thuật của sự thay đổi hơn là yêu cầu kinh doanh.

Quản lý Quản lý Kháng chiến

Không cần phải nói rằng một sự thay đổi sẽ mang lại sự phản kháng. Nhóm quản lý thay đổi phải quản lý đầy đủ các kháng cự và giải quyết chúng. Sự phản kháng từ nhân viên và người quản lý là bình thường và có thể được giải quyết một cách chủ động. Cần có một quy trình quản lý sự phản kháng nhằm giúp nhóm quản lý sự thay đổi xác định, hiểu và giải quyết sự phản kháng.

Nhận phản hồi của nhân viên và thực hiện hành động khắc phục

Mọi thay đổi đều cần sự tham gia của người dùng. Người dùng phải tham gia vào việc tạo và quản lý thay đổi. Phản hồi từ người dùng phải được thực hiện kịp thời và phản hồi của họ phải được thực hiện khi thấy cần thiết. Theo phản hồi, các hành động khắc phục phải được thực hiện.

Thực hiện đánh giá sau dự án

Sau khi một thay đổi được thực hiện, bước cuối cùng là thực hiện đánh giá sau hành động, bao gồm việc quan sát các lỗi và thay đổi quy trình. Cần có sự cải tiến liên tục trong sự thay đổi.

Comments